Dina frågor, sorterade

Vad Sorted gör, hur det hanterar dina kunders mejl, vad varje plan innehåller och hur dina data hålls säkra. Sök, eller välj ett ämne ur sorteringsfacket.

Vad är Sorted?

En delad inkorg för supportmejl. Varje mejl som dina kunder skickar till din supportadress blir ett ärende, ditt team besvarar det i Sorted, och svaret skickas som ett vanligt mejl som hamnar i samma konversation i kundens brevlåda.

AI hjälper till på vägen: den sorterar nya mejl i kategorier, kan besvara rutinfrågor utifrån din egen kunskapsbas, sammanfattar långa konversationer, finslipar svar och översätter mellan ditt språk och kundens. Frågor om återbetalningar och betalningar går alltid till en människa.

Vem är Sorted till för?

Alla som ger sina kunder eller användare support via mejl: en butik, en skola, ett mjukvaruteam, en förening eller en enmansföretagare. Det fungerar för en enda person som besvarar några mejl i veckan lika väl som för ett team som delar på hundratals om dagen.

Sorted är till för både företag och privatpersoner.

Hur fungerar det, steg för steg?

Behöver vi installera något?

Nej. Sorted körs i webbläsaren, på dator, surfplatta eller telefon. Du behåller dina befintliga e-postadresser och vidarebefordrar dem bara till Sorted – det finns inget att installera på din e-postserver.

Vilka språk finns Sorted på?

Välj ett i språkmenyn högst upp på sidan – Sorted finns på många språk. Varje person i ditt team kan använda Sorted på sitt eget språk; valet sparas i personens webbläsare.

Kan vi ge support till kunder som skriver på andra språk?

Ja. Med automatisk översättning läser en agent en kunds mejl på sitt eget språk med ett klick och översätter sitt svar till språket i kundens senaste mejl innan det skickas. Det fungerar med de flesta språk, även sådana som skrivs med andra skriftsystem, till exempel japanska, grekiska eller arabiska.

Automatisk översättning är en AI-funktion: den ingår i den gratis provperioden och i Pro-support, inte i Basic-support.

Hur registrerar vi oss?

Klicka på Registrera dig på startsidan, eller på en plans knapp Registrera dig på sidan Priser. Fyra korta steg: - Ditt teams namn. - Administratörens namn, e-postadress och lösenord. - Din underdomän – den första delen av ditt teams Sorted-adress. - Planen: den gratis provperioden, Basic-support eller Pro-support.

Ditt team skapas direkt; administratören bekräftar sin e-postadress och kan sedan logga in.

Varför måste jag bekräfta min e-postadress?

Så att ingen kan registrera sig i någon annans namn. Efter registreringen får du ett mejl med en länk: när du följer den bekräftas adressen och du kommer till din översikt.

Bekräfta inom 24 timmar. Annars avbryts registreringen, teamet tas bort och dess underdomän blir tillgänglig igen. Inget mejl? Titta i skräpposten, eller försök logga in – Sorted erbjuder sig att skicka länken igen.

Vad är vår underdomän?

Namnet i ditt teams egen Sorted-adress: välj acme, så blir mejl till [email protected] era ärenden. Använd 3 till 40 gemener, siffror och bindestreck; registreringsformuläret visar direkt om namnet fortfarande är ledigt.

Adressen är er för gott och kan inte ändras senare, så välj något som håller – oftast ditt företags eller teams namn.

Kan kunderna fortsätta skriva till vår egen adress?

Ja – det är det vanliga sättet. Lägg till din supportadress, till exempel [email protected], som en brevlåda i Sorted och vidarebefordra den sedan till Sorted-adressen som visas bredvid. Dina kunder märker ingenting: de fortsätter skriva till adressen de känner till.

Den gratis provperioden har en brevlåda, Basic-support upp till tre och Pro-support upp till fem. Ditt teams egen Sorted-adress tillkommer och fungerar utan vidarebefordran.

Hur konfigurerar vi vidarebefordran?

Lägg till din adress i Sorteds inställningar, kopiera Sorted-adressen som visas och slå på vidarebefordran till den hos din e-postleverantör – ungefär fem minuter per adress. Guiden för vidarebefordran visar varje steg, med bilder, för Gmail, Outlook, iCloud, Yahoo, Zoho, GMX, WEB.DE, IONOS och andra webbhotell.

Kommer svaren från vår egen adress?

Ja, när din domän har verifierats. Sorted visar några DNS-poster för varje brevlådas domän; lägg till dem där din domän hanteras, så skickas svar därefter från adressen som kunden skrev till.

Till dess skickas svar från brevlådans Sorted-adress, med din egen adress angiven som svarsadress – så kundens svar når dig ändå.

En adress hos en gratis e-postleverantör som Gmail eller Outlook kan inte verifieras, eftersom leverantören äger domänen: svar skickas alltid från brevlådans Sorted-adress, med din egen adress angiven som svarsadress.

Hur lägger vi till vårt team?

Administratören lägger till alla på sidan Agenter: namn, e-postadress, lösenord och roll. Dina kollegor kan logga in direkt med uppgifterna du ger dem.

Den gratis provperioden är för ett team med upp till 3 användare; Basic-support och Pro-support har ingen gräns för antalet teammedlemmar.

Vilka roller finns det?

Vilka mejl blir ärenden?

Alla mejl till ditt teams Sorted-adress eller till någon av dina brevlådor som vidarebefordras dit. Vart och ett blir ett ärende med hela konversationen, äldsta meddelandet först, och med status, kategori och ansvarig bredvid.

Vad händer när en kund svarar på vårt svar?

Svaret läggs till i samma ärende i stället för att skapa ett nytt, och ett löst eller stängt ärende öppnas igen så att ditt team ser det. Om ärendet är tilldelat någon får den personen en avisering.

Hur är det med skräppost och automatiska svar?

Skräppost, mejl som innehåller virus och automatiska svar som frånvaromeddelanden filtreras bort innan de blir ärenden, så ditt team behöver aldrig rensa bort dem.

Kan vi blockera en avsändare?

Ja. Slå på Blockera avsändare i något av avsändarens ärenden. Därefter avvisas mejl från exakt den adressen: inga nya ärenden, inga återöppnade, ingen AI och inga svar. Det blockerar en adress, aldrig en hel domän, och kan hävas när som helst.

Stöds bilagor?

Inte ännu. Sorted visar hur många bilagor ett mejl hade, men sparar inte filerna. Om du behöver innehållet i en bilaga kan du be kunden klistra in texten i sitt mejl eller beskriva den.

Hur vet vi att ett svar kom fram?

Varje svar visar hur långt det kom: Skickas, Skickat, Levererat, Försenat, Levererat till skräppost eller Inte levererat. För de tre sista visas även e-postserverns orsak, och den som skrev svaret får en avisering när det inte levereras eller hamnar i skräpposten.

Kan svar formateras?

Ja: rubriker, fetstil, kursiv och understrykning, skrivet i en redigerare direkt under konversationen. Kunden får ett mejl med formateringen, och en version med ren text för e-postprogram som föredrar det.

Kan vi återanvända svar som vi ofta ger?

Ja, med utkast: svarsmallar som varje person har för sig själv och infogar i ett svar med ett klick, formatering och allt. Ett utkast kan delas med kollegor, som var och en får en egen kopia att anpassa.

Vad gör AI:n?

AI-funktionerna ingår i den gratis provperioden och i Pro-support. Basic-support har ingen av dem.

När svarar AI:n en kund på egen hand?

Bara när allt detta gäller; annars går ärendet till ditt team: - Att besvara nya mejl med AI är påslaget för ditt team. - Ärendets kategori tillåter AI-svar. - Mejlet berör inte pengar, juridik eller säkerhet. - AI:n är säker på att din kunskapsbas besvarar frågan, och en andra kontroll av svaret godkänns.

De här reglerna är en del av Sorteds kod, inte instruktioner som AI:n skulle kunna ignorera. Om kunden svarar öppnas ärendet igen för ditt team.

Kommer AI:n någonsin att hantera återbetalningar eller betalningar?

Aldrig. Kategorier för återbetalningar och betalningar är endast för människor: AI:n kan inte svara i dem, och det går inte att slå på. Ett mejl som nämner pengar, juridik eller säkerhet går också till ditt team, oavsett kategori.

Var får AI:n sina svar ifrån?

Från din kunskapsbas: en text du skriver i Sorted med era policyer, öppettider och instruktioner. Om svaret inte finns där svarar AI:n inte utan lämnar över ärendet till ditt team.

Varje team börjar med en exempeltext för ett kafé, på teamets eget språk, som ska ersättas med en egen. Ändringar gäller från nästa mejl.

Kan vi stänga av AI:n?

Ja. Din administratör eller en teamledare kan stänga av AI-svar för hela teamet, eller bara tillåta dem i vissa kategorier. Med AI-svar avstängda sorterar AI:n fortfarande nya mejl, men varje mejl går till ditt team för att besvaras. AI-hjälpmedlen för agenter – sammanfattningar, Förbättra och automatisk översättning – används bara när en agent klickar på dem.

Vad händer om AI:n gör fel?

Ditt team har kontrollen. En kategori som AI:n är osäker på lämnas tom, och vilken agent som helst kan ändra en kategori när som helst. Om AI:n inte kan slutföra ett ärende – den är inte säker, en kontroll misslyckas eller något går fel – går ärendet till ditt team. Förbättra, sammanfattningar och översättningar är alltid bara förslag: en agent läser dem innan något skickas.

Ser kunden att ett svar har översatts?

Nej. Svaret mejlas som vilket svar som helst, från adressen som kunden skrev till, på kundens språk. Som med alla översättningar bör du kontrollera namn, siffror och produkttermer innan du skickar.

Kan teamet prata med varandra i Sorted?

Ja. Teamchatten visar vem som är online, upptagen eller borta, och låter dig skicka meddelanden till en kollega utan att lämna ärendet du arbetar med. Konversationerna är privata för de två personerna i dem.

Hur vet vi när något behöver oss?

Klockan i det övre fältet meddelar dig när ett ärende tilldelas dig, en kund svarar på något av dina ärenden, en kollega delar ett utkast med dig eller ett av dina svar inte levereras.

Kan vi se hur det går för teamet?

Ja. Översikten visar öppna och lösta ärenden, genomsnittlig lösningstid, ärenden per dag, månad och kategori samt en rankning av agenter och av dina mest aktiva kunder. Agenter ser sina egna siffror; administratören och teamledarna ser allas.

Kan vi se vem som ändrade vad?

Ja. Granskningsloggen registrerar vem som ändrade vad och när – ärendens status, kategorier och ansvariga, skickade svar, blockeringar, inställningar, teamkonton och vad AI:n gjorde – med värdena före och efter varje ändring. Kundtext och lösenord registreras aldrig i den.

Finns det hjälp för nya teammedlemmar?

Ja. Vid första inloggningen får alla en kort rundtur, och varje sida visar sina egna tips första gången den öppnas. Inne i Sorted besvarar sidan Hjälp de vardagliga frågorna och har ett formulär för att nå oss.

Hur skiljer sig planerna åt?

Alla planer har den delade inkorgen, kategorier, formaterade svar, utkast, teamchatten och översikten. De skiljer sig åt i teamstorlek, brevlådor och AI:

Sidan Priser visar aktuella priser och alla funktioner sida vid sida.

Vad ingår i den gratis provperioden?

Allt, AI inräknat, i 30 dagar: ett team med upp till 3 användare, en brevlåda och upp till 100 AI-åtgärder – tillräckligt för att se vad Sorted gör för din egen supportmejl. Inget kort behövs. När provperioden tar slut pausas ditt team tills administratören väljer Basic eller Pro. Dina data sparas i sex månader; finns det ingen plan då raderas de.

Kan vi starta en andra gratis provperiod?

Nej – den gratis provperioden gäller en gång per e-postadress, och en annan adress som bara är en variant av samma adress räknas som samma. Basic-support och Pro-support kan alltid väljas, även från en adress som har haft en provperiod.

Vilken valuta anges priserna i?

Sorteds priser anges i euro. Besökare i EU och i Montenegro ser dem i euro; alla andra ser dem i amerikanska dollar, omräknade till aktuell växelkurs och avrundade uppåt till närmaste halva dollar. Vid betalningen kan Stripe erbjuda att debitera dig i din egen valuta till sin växelkurs.

Kan vi byta plan senare?

Ja. Din administratör byter mellan Basic och Pro under Inställningar, och mellanskillnaden för resten av månaden regleras på nästa faktura. Dina ärenden, ditt team och dina inställningar förblir som de är.

Finns det en gräns för AI-användning?

Den gratis provperioden innehåller upp till 100 AI-åtgärder, och Basic-support har ingen AI.

Pro-support har ingen fast månatlig AI-gräns. Den är avsedd för normal användning i ditt teams eget supportarbete. Om din användning ligger långt över vad som är typiskt för ett team av din storlek – till exempel automatiserad massbearbetning, andra företags brevlådor eller vidareförsäljning – kontaktar vi dig först och kommer överens om en lämplig lösning. Vi stänger inte av dina AI-funktioner utan förvarning.

Vad ser ett team med Basic-support utan AI:n?

Sorted lämnar helt enkelt AI:n utanför: nya mejl går direkt till ditt team som öppna, osorterade ärenden, och AI-knapparna och AI-rutorna visas inte alls. Allt annat fungerar likadant.

Vad händer om en betalning misslyckas?

Ditt team fortsätter arbeta som vanligt i 14 dagar efter förnyelsen som inte betalades. Om betalningen fortfarande är obetald efter det kan ingen i teamet logga in förrän den är reglerad – men inget raderas, och mejl till din supportadress fortsätter att komma in.

Hur avslutar vi?

Administratören avslutar under Inställningar. Ditt team behåller full åtkomst till slutet av den aktuella faktureringsperioden. Därefter kan ingen logga in, och dina ärenden, ditt team och dina inställningar sparas i 6 månader och raderas sedan permanent. Ångrat dig innan dess? Skriv till oss.

Kan vi ta med oss våra data?

Ja. Administratören kan när som helst exportera era ärenden som en CSV-fil som kan öppnas i vilket kalkylprogram som helst – alla eller ett datumintervall, och med alla meddelanden om du vill. Gör det innan abonnemanget löper ut om du avslutar.

Kan jag frånträda avtalet?

Om du registrerar dig som konsument kan du frånträda avtalet inom 14 dagar utan att ange skäl. Avsnitt 13 i användarvillkoren förklarar hur och innehåller ett standardformulär för utövande av ångerrätten. När du väljer Basic eller Pro ombeds du godkänna att Sorted börjar direkt; om du sedan frånträder betalar du bara för de dagar du har använt.

Kan privatpersoner registrera sig, eller bara företag?

Båda. Sorted är till för både företag och privatpersoner, och användarvillkoren innehåller det skydd som konsumenter har rätt till.

Vad gör vi om ingen plan passar oss?

Berätta vad du behöver via Kontakta oss under Anpassad support på sidan Priser, eller via formuläret längst ned på den här sidan. Vi återkommer med ett erbjudande.

Var lagras våra data?

I EU. Sorted och dina kunders data stannar där, och databasen har ingen offentlig adress: bara Sorted självt kan nå den.

Är våra data krypterade?

Ja. Ärenden, meddelanden och säkerhetskopior krypteras på disk, och det gör även varje anslutning – från din webbläsare till Sorted och vidare till databasen. Lösenord lagras hashade, och upprepade gissningar bromsas.

Sparar ni originalmejlen?

Bara i en vecka. Originalet av varje inkommande mejl sparas krypterat under en egen nyckel, så att det kan återställas om något går fel medan det blir ett ärende, och raderas sedan efter 7 dagar. Ärendet behåller sin egen kopia av meddelandet.

Vad ser AI:n av våra kunders data?

Bara det som den aktuella uppgiften kräver, från ärendet i fråga. Förbättra skickar bara ditt utkast; översättning skickar bara det enda mejl eller utkast som översätts. Avsändare märks som kund, agent eller AI – namn och e-postadresser skickas inte som etiketter. Felrapporter innehåller aldrig kunddata.

Vem kan se våra ärenden?

Ditt team: alla du lägger till kan se ditt teams ärenden. Varje teams data hålls åtskilda från alla andra teams, och teamchatten och utkasten är privata för de personer de tillhör.

Säkerhetskopieras våra data?

Varje dag, automatiskt, och de kan återställas till vilket ögonblick som helst under de senaste sju dagarna.

Vad händer om Sorted går ned?

En synkroniserad kopia av databasen i ett andra datacenter tar över inom några minuter om det första slutar fungera. Om Sorted inte kan nås en stund levereras inkommande mejl på nytt i ungefär en timme, så inget går förlorat. Uppdateringar sker utan driftstopp: en ny version måste klara sina hälsokontroller innan den gamla stängs av.

Var finns integritetsmeddelandet och villkoren?

Länkade längst ned på varje sida, tillsammans med företagsuppgifterna. Användarvillkoren finns på alla språk som Sorted erbjuder; den tyska versionen är den juridiskt bindande.

Hur betalar vi?

Via Stripe, med kort eller ett annat betalningssätt som erbjuds i ditt land. Stripe beräknar momsen för ditt land, mejlar varje faktura och kvitto, och administratören hanterar kort och fakturor under Inställningar i Sorted. Betalningar visas på ditt kontoutdrag som LINK.COM* Sorted, eftersom Stripe säljer Sorted för vår räkning.