Vaša vprašanja, urejena

Kaj počne Sorted, kako ravna z e-pošto vaših strank, kaj vključuje posamezni paket in kako so vaši podatki varni. Iščite ali izberite temo iz predalnika za razvrščanje.

Kaj je Sorted?

Skupni poštni predal za e-pošto podpore. Vsako e-poštno sporočilo, ki ga stranke pošljejo na vaš naslov za podporo, postane zahtevek, vaša ekipa nanj odgovori v Sorted, odgovor pa odide kot običajno e-poštno sporočilo, ki pristane v istem pogovoru v poštnem predalu stranke.

UI pri tem pomaga: nova sporočila razvrsti v kategorije, na rutinska vprašanja lahko odgovori iz vaše lastne baze znanja, povzame dolge pogovore, izpili odgovore in prevaja med vašim jezikom in jezikom stranke. Vprašanja o vračilih in plačilih vedno gredo k človeku.

Za koga je Sorted?

Za vse, ki svojim strankam ali uporabnikom nudijo podporo po e-pošti: trgovino, šolo, ekipo za programsko opremo, društvo ali samostojnega podjetnika. Deluje za eno osebo, ki odgovori na nekaj sporočil na teden, in za ekipo, ki si deli stotine sporočil na dan.

Sorted je enako namenjen podjetjem in posameznikom.

Kako deluje, korak za korakom?

Ali moramo kaj namestiti?

Ne. Sorted deluje v brskalniku, na računalniku, tablici ali telefonu. Obstoječe e-poštne naslove obdržite in jih samo posredujete v Sorted – na poštnem strežniku ni treba ničesar namestiti.

V katerih jezikih je Sorted na voljo?

Izberite enega v meniju Jezik na vrhu strani – Sorted je na voljo v mnogih jezikih. Vsak član ekipe lahko Sorted uporablja v svojem jeziku; izbira se shrani v njegovem brskalniku.

Ali lahko podpiramo stranke, ki pišejo v drugih jezikih?

Da. S Samodejnim prevodom agent z enim klikom prebere sporočilo stranke v svojem jeziku, svoj odgovor pa pred pošiljanjem prevede v jezik zadnjega sporočila stranke. Deluje z večino jezikov, tudi s tistimi v drugih pisavah, kot so japonščina, grščina ali arabščina.

Samodejni prevod je funkcija UI: vključen je v brezplačni preizkus in Podporo Pro, ne pa v Osnovno podporo.

Kako se registriramo?

Kliknite Registracija na prvi strani ali gumb Registracija pri paketu na strani Cene. Štirje kratki koraki: - Ime vaše ekipe. - Ime, e-poštni naslov in geslo skrbnika. - Vaša poddomena – prvi del naslova Sorted vaše ekipe. - Paket: brezplačni preizkus, Osnovna podpora ali Podpora Pro.

Vaša ekipa je ustvarjena takoj; skrbnik potrdi svoj e-poštni naslov in se nato lahko prijavi.

Zakaj moram potrditi svoj e-poštni naslov?

Da se nihče ne more registrirati v imenu nekoga drugega. Po registraciji prejmete e-poštno sporočilo s povezavo: ko jo odprete, je naslov potrjen in preusmerjeni ste na svojo nadzorno ploščo.

Potrdite v 24 urah. Sicer se registracija prekliče, ekipa izbriše, njena poddomena pa spet postane prosta. Sporočila ni? Preverite mapo z neželeno pošto ali se poskusite prijaviti – Sorted vam ponudi, da povezavo pošlje znova.

Kaj je naša poddomena?

Ime v lastnem naslovu Sorted vaše ekipe: izberite acme in sporočila na [email protected] postanejo vaši zahtevki. Uporabite od 3 do 40 malih črk, števk in vezajev; obrazec za registracijo vam takoj pove, ali je ime še prosto.

Naslov je vaš za vedno in ga pozneje ni mogoče spremeniti, zato izberite nekaj trajnega – običajno ime podjetja ali ekipe.

Ali lahko stranke še naprej pišejo na naš lastni naslov?

Da – to je običajen način. Svoj naslov za podporo, na primer [email protected], dodajte kot poštni predal v Sorted in ga nato posredujte na naslov Sorted, prikazan poleg njega. Vaše stranke ne opazijo ničesar: še naprej pišejo na naslov, ki ga poznajo.

Brezplačni preizkus ima en poštni predal, Osnovna podpora do tri in Podpora Pro do pet. Lastni naslov Sorted vaše ekipe je dodaten in deluje brez posredovanja.

Kako nastavimo posredovanje?

V nastavitvah Sorted dodajte svoj naslov, kopirajte prikazani naslov Sorted in pri ponudniku e-pošte vklopite posredovanje nanj – približno pet minut na naslov. Vodnik za posredovanje prikazuje vsak korak s slikami za Gmail, Outlook, iCloud, Yahoo, Zoho, GMX, WEB.DE, IONOS in druge ponudnike gostovanja.

Ali odgovori prihajajo z našega lastnega naslova?

Da, ko je vaša domena preverjena. Sorted za domeno vsakega poštnega predala prikaže nekaj zapisov DNS; dodajte jih tam, kjer upravljate domeno, in od takrat naprej odgovori odhajajo z naslova, na katerega je stranka pisala.

Do takrat odgovori prihajajo z naslova Sorted poštnega predala, pri čemer je vaš lastni naslov nastavljen kot naslov za odgovor – tako odgovor stranke še vedno pride do vas.

Naslova pri ponudniku brezplačne e-pošte, kot sta Gmail ali Outlook, ni mogoče preveriti, ker domena pripada ponudniku: odgovori vedno prihajajo z naslova Sorted poštnega predala, pri čemer je vaš lastni naslov nastavljen kot naslov za odgovor.

Kako dodamo svojo ekipo?

Skrbnik vse doda na strani Agenti: ime, e-poštni naslov, geslo in vlogo. Vaši sodelavci se lahko s podatki, ki jim jih date, takoj prijavijo.

Brezplačni preizkus je za ekipo do 3 uporabnikov; Osnovna podpora in Podpora Pro nimata omejitve števila članov ekipe.

Katere vloge obstajajo?

Katera e-poštna sporočila postanejo zahtevki?

Vsako sporočilo na naslov Sorted vaše ekipe ali na enega od vaših poštnih predalov, ki je posredovan nanj. Vsako je zahtevek s celotnim pogovorom, najstarejše sporočilo najprej, ob njem pa so njegov status, kategorija in odgovorna oseba.

Kaj se zgodi, ko stranka odgovori na naš odgovor?

Odgovor se pridruži istemu zahtevku, namesto da bi odprl novega, rešen ali zaprt zahtevek pa se znova odpre, da ga vaša ekipa vidi. Če je zahtevek nekomu dodeljen, ta prejme obvestilo.

Kaj pa neželena pošta in samodejni odgovori?

Neželena pošta, sporočila z virusi in samodejni odgovori, kot so obvestila o odsotnosti, so izločeni, preden postanejo zahtevki, zato jih vaši ekipi nikoli ni treba pospravljati.

Ali lahko blokiramo pošiljatelja?

Da. Na katerem koli zahtevku tega pošiljatelja vklopite Blokiraj pošiljatelja. Od takrat naprej so sporočila s tega natančnega naslova zavrnjena: brez novih zahtevkov, brez ponovno odprtih, brez UI in brez odgovorov. Blokira se en naslov, nikoli cela domena, blokado pa je mogoče kadar koli odpraviti.

Ali so priloge podprte?

Še ne. Sorted prikaže, koliko prilog je imelo sporočilo, datotek pa ne shrani. Če potrebujete vsebino priloge, prosite stranko, naj besedilo prilepi v sporočilo ali ga opiše.

Kako vemo, da je odgovor prispel?

Pri vsakem odgovoru je prikazano, kako daleč je prišel: Pošiljanje, Poslano, Dostavljeno, Zakasnjeno, Dostavljeno v neželeno pošto ali Ni dostavljeno. Pri zadnjih treh je prikazan tudi razlog poštnega strežnika, avtor odgovora pa prejme obvestilo, če odgovor ni dostavljen ali pristane v neželeni pošti.

Ali je mogoče odgovore oblikovati?

Da: naslovi, krepko, ležeče in podčrtano, napisano v urejevalniku tik pod pogovorom. Stranka prejme e-poštno sporočilo z oblikovanjem in različico z navadnim besedilom za poštne programe, ki jim je ta ljubša.

Ali lahko pogosto dane odgovore uporabimo znova?

Da, z osnutki: predlogami odgovorov, ki jih vsak hrani zase in jih z enim klikom vstavi v odgovor, skupaj z oblikovanjem. Osnutek lahko delite s sodelavci, ki vsak dobi svojo kopijo za prilagoditev.

Kaj počne UI?

Funkcije UI so vključene v brezplačni preizkus in Podporo Pro. Osnovna podpora nima nobene od njih.

Kdaj UI stranki odgovori sama?

Samo če velja vse naslednje; sicer gre zahtevek k vaši ekipi: - Odgovarjanje na nova sporočila z UI je za vašo ekipo vklopljeno. - Kategorija zahtevka dovoljuje odgovore UI. - Sporočilo se ne dotika denarja, pravnih ali varnostnih zadev. - UI je prepričana, da vaša baza znanja odgovarja na vprašanje, in drugo preverjanje njenega odgovora je uspešno.

Ta pravila so del kode Sorted, ne navodila, ki bi jih UI lahko prezrla. Če stranka odgovori, se zahtevek za vašo ekipo znova odpre.

Ali bo UI kdaj obravnavala vračila ali plačila?

Nikoli. Kategorije za vračila in plačila so samo za ljudi: UI v njih ne more odgovarjati in tega ni mogoče vklopiti. Tudi sporočilo, ki omenja denar, pravne ali varnostne zadeve, gre k vaši ekipi, ne glede na kategorijo.

Od kod UI dobi odgovore?

Iz vaše baze znanja: besedila, ki ga napišete v Sorted, z vašimi pravili, delovnim časom in navodili. Če odgovora v njem ni, UI ne odgovori in zahtevek preda vaši ekipi.

Vsaka ekipa začne z vzorčnim besedilom za kavarno v svojem jeziku, ki ga nadomesti s svojim. Spremembe veljajo za naslednje sporočilo.

Ali lahko UI izklopimo?

Da. Vaš skrbnik ali vodja ekipe lahko odgovore UI izklopi za vso ekipo ali jih dovoli samo v nekaterih kategorijah. Ko so odgovori UI izklopljeni, UI še vedno razvršča nova sporočila, vendar vsa gredo k vaši ekipi v odgovor. Pomočniki UI za agente – povzetki, Izboljšaj in Samodejni prevod – se uporabijo samo, ko jih agent klikne.

Kaj če se UI zmoti?

Vaša ekipa ostane glavna. Kategorija, glede katere UI ni prepričana, ostane prazna, vsak agent pa lahko kategorijo kadar koli spremeni. Če UI zahtevka ne more dokončati – ni prepričana, preverjanje ne uspe ali gre kaj narobe –, gre zahtevek k vaši ekipi. Izboljšaj, povzetki in prevodi so vedno samo predlogi: agent jih prebere, preden se karkoli pošlje.

Ali stranka vidi, da je bil odgovor preveden?

Ne. Odgovor se pošlje kot vsak drug, z naslova, na katerega je stranka pisala, v jeziku stranke. Kot pri vsakem prevodu pred pošiljanjem preverite imena, številke in izraze za izdelke.

Ali se lahko ekipa v Sorted pogovarja med seboj?

Da. Klepet ekipe prikazuje, kdo je dosegljiv, zaseden ali odsoten, in vam omogoča, da sodelavcu pišete, ne da bi zapustili zahtevek, na katerem delate. Pogovori so zasebni za osebi v njih.

Kako vemo, kdaj nas nekaj potrebuje?

Zvonec v zgornji vrstici vam sporoči, ko vam je dodeljen zahtevek, ko stranka odgovori na enega od vaših zahtevkov, ko sodelavec z vami deli osnutek ali ko vaš odgovor ni dostavljen.

Ali lahko vidimo, kako gre ekipi?

Da. Nadzorna plošča prikazuje odprte in rešene zahtevke, povprečni čas reševanja, zahtevke na dan, mesec in kategorijo ter lestvico agentov in vaših najbolj dejavnih strank. Agenti vidijo svoje številke; skrbnik in vodje ekip vidijo številke vseh.

Ali lahko vidimo, kdo je kaj spremenil?

Da. Revizijski dnevnik beleži, kdo je kaj in kdaj spremenil – statuse zahtevkov, kategorije in odgovorne osebe, poslane odgovore, blokade, nastavitve, račune ekipe in kaj je naredila UI – z vrednostjo pred spremembo in po njej. Besedilo strank in gesla se v njem nikoli ne beležijo.

Ali je na voljo pomoč za nove člane ekipe?

Da. Ob prvi prijavi vsak dobi kratek ogled, vsaka stran pa ob prvem odprtju prikaže svoje nasvete. V Sorted stran Pomoč odgovarja na vsakodnevna vprašanja in ima obrazec, prek katerega nas dosežete.

V čem se paketi razlikujejo?

Vsak paket ima skupni poštni predal, kategorije, oblikovane odgovore, osnutke, klepet ekipe in nadzorno ploščo. Razlikujejo se po velikosti ekipe, poštnih predalih in UI:

Stran Cene prikazuje trenutne cene in vse funkcije drugo ob drugi.

Kaj vključuje brezplačni preizkus?

Vse, tudi UI, za 30 dni: ekipo do 3 uporabnikov, en poštni predal in do 100 dejanj UI – dovolj, da vidite, kaj Sorted naredi za vašo e-pošto podpore. Kartica ni potrebna. Ko se preizkus konča, se vaša ekipa ustavi, dokler skrbnik ne izbere paketa Osnovna ali Pro. Vaši podatki se hranijo šest mesecev; če do takrat ni izbran paket, se izbrišejo.

Ali lahko začnemo drugi brezplačni preizkus?

Ne – brezplačni preizkus je mogoč enkrat na e-poštni naslov, drug naslov, ki je le različica istega, pa šteje za istega. Osnovno podporo in Podporo Pro je vedno mogoče izbrati, tudi z naslova, ki je že imel preizkus.

V kateri valuti so cene?

Cene Sorted so določene v evrih. Obiskovalci v EU in Črni gori jih vidijo v evrih; vsi drugi jih vidijo v ameriških dolarjih, preračunane po trenutnem menjalnem tečaju in zaokrožene navzgor na naslednjih pol dolarja. Pri plačilu vam Stripe morda ponudi obračun v vaši valuti po svojem menjalnem tečaju.

Ali lahko paket pozneje zamenjamo?

Da. Vaš skrbnik v Nastavitvah preklaplja med paketoma Osnovna in Pro, razlika za preostanek meseca pa se poravna na naslednjem računu. Vaši zahtevki, ekipa in nastavitve ostanejo nespremenjeni.

Ali je uporaba UI omejena?

Brezplačni preizkus vključuje do 100 dejanj UI, Osnovna podpora pa UI nima.

Podpora Pro nima fiksne mesečne omejitve UI. Namenjena je običajni uporabi pri lastnem delu podpore vaše ekipe. Če vaša uporaba močno presega tisto, kar je običajno za ekipo vaše velikosti – na primer avtomatizirana množična obdelava, poštni predali drugih podjetij ali preprodaja –, vas bomo najprej kontaktirali in se dogovorili o ustrezni ureditvi. Funkcij UI vam ne bomo izklopili brez predhodnega obvestila.

Kaj vidi ekipa z Osnovno podporo brez UI?

Sorted UI preprosto izpusti: nova sporočila gredo neposredno k vaši ekipi kot odprti, nerazvrščeni zahtevki, gumbi in polja UI pa sploh niso prikazani. Vse drugo deluje enako.

Kaj se zgodi, če plačilo ne uspe?

Vaša ekipa še 14 dni po neplačanem podaljšanju dela kot običajno. Če plačilo tudi po tem ni poravnano, se nihče v ekipi ne more prijaviti, dokler ni poravnano – vendar se nič ne izbriše, sporočila na vaš naslov za podporo pa še naprej prihajajo.

Kako odpovemo?

Skrbnik odpove v Nastavitvah. Vaša ekipa ohrani poln dostop do konca tekočega obračunskega obdobja. Nato se nihče ne more prijaviti, vaši zahtevki, ekipa in nastavitve pa se hranijo 6 mesecev in nato trajno izbrišejo. Ste si medtem premislili? Pišite nam.

Ali lahko svoje podatke odnesemo s seboj?

Da. Skrbnik lahko vaše zahtevke kadar koli izvozi kot datoteko CSV, ki se odpre v vsaki preglednici – vse ali za izbrano obdobje, po želji z vsemi sporočili. Če odpovedujete, to naredite, preden se naročnina izteče.

Ali lahko odstopim od pogodbe?

Če se registrirate kot potrošnik, lahko v 14 dneh odstopite brez navedbe razloga. 13. razdelek Pogojev uporabe pojasnjuje, kako, in vključuje vzorčni obrazec za odstop. Ko izberete paket Osnovna ali Pro, vas prosimo za soglasje, da Sorted začne delovati takoj; če nato odstopite, plačate samo dneve, ki ste jih uporabili.

Ali se lahko registrirajo posamezniki ali samo podjetja?

Oboji. Sorted je enako namenjen podjetjem in posameznikom, Pogoji uporabe pa vključujejo varstvo, do katerega so upravičeni potrošniki.

Kaj če nam noben paket ne ustreza?

Povejte nam, kaj potrebujete, z gumbom Pišite nam pod Podporo po meri na strani Cene ali z obrazcem na dnu te strani. Odgovorili vam bomo s ponudbo.

Kje so shranjeni naši podatki?

V EU. Sorted in podatki vaših strank ostanejo tam, podatkovna baza pa nima javnega naslova: dostopa lahko do nje samo Sorted.

Ali so naši podatki šifrirani?

Da. Zahtevki, sporočila in varnostne kopije so na disku šifrirani, prav tako vsaka povezava – od vašega brskalnika do Sorted in naprej do njegove podatkovne baze. Gesla so shranjena kot zgoščene vrednosti, ponavljajoče se ugibanje pa je upočasnjeno.

Ali hranite izvirna e-poštna sporočila?

Samo en teden. Izvirnik vsakega dohodnega sporočila se hrani šifriran z lastnim ključem, da ga je mogoče obnoviti, če gre kaj narobe, ko postaja zahtevek, nato pa se po 7 dneh izbriše. Zahtevek hrani svojo kopijo sporočila.

Kaj UI vidi od podatkov naših strank?

Samo tisto, kar potrebuje za trenutno nalogo, iz zadevnega zahtevka. Izboljšaj pošlje samo vaš osnutek; prevajanje pošlje samo eno sporočilo ali osnutek, ki se prevaja. Pošiljatelji so označeni kot stranka, agent ali UI – imena in e-poštni naslovi se kot oznake ne pošiljajo. Poročila o napakah nikoli ne vsebujejo podatkov strank.

Kdo lahko vidi naše zahtevke?

Vaša ekipa: vsakdo, ki ga dodate, vidi zahtevke vaše ekipe. Podatki vsake ekipe so ločeni od podatkov vseh drugih ekip, klepet ekipe in osnutki pa so zasebni za osebe, ki jim pripadajo.

Ali so naši podatki varnostno kopirani?

Vsak dan, samodejno, obnoviti pa jih je mogoče na kateri koli trenutek v zadnjih sedmih dneh.

Kaj če Sorted preneha delovati?

Kopija podatkovne baze, sproti usklajevana v drugem podatkovnem centru, v nekaj minutah prevzame delo, če prvi odpove. Če Sorted za trenutek ni dosegljiv, se dohodna pošta približno eno uro dostavlja znova, zato se nič ne izgubi. Posodobitve potekajo brez izpadov: nova različica mora prestati preverjanja delovanja, preden se stara ustavi.

Kje sta obvestilo o zasebnosti in Pogoji?

Povezana sta na dnu vsake strani, skupaj z impresumom. Pogoji uporabe so na voljo v vseh jezikih, ki jih Sorted ponuja; pravno zavezujoča je nemška različica.

Kako plačamo?

Prek storitve Stripe, s kartico ali drugim plačilnim sredstvom, ki je na voljo v vaši državi. Stripe izračuna DDV za vašo državo, po e-pošti pošlje vsak račun in potrdilo, skrbnik pa kartico in račune upravlja v Nastavitvah v Sorted. Plačila so na vašem izpisku prikazana kot LINK.COM* Sorted, ker Stripe prodaja Sorted v našem imenu.