Spørsmålene dine, sortert

Hva Sorted gjør, hvordan tjenesten håndterer e-post fra kundene dine, hva hvert abonnement inneholder og hvordan dataene dine holdes trygge. Søk, eller velg et tema fra sorteringsreolen.

Hva er Sorted?

En felles innboks for support-e-post. Hver e-post kundene dine sender til supportadressen din, blir en sak, teamet ditt besvarer den i Sorted, og svaret sendes som en vanlig e-post som havner i samme samtale i kundens innboks.

KI hjelper til underveis: den sorterer nye e-poster i kategorier, kan besvare rutinespørsmål ut fra din egen kunnskapsbase, oppsummerer lange samtaler, finpusser svar og oversetter mellom ditt språk og kundens. Spørsmål om refusjon og betaling går alltid til en person.

Hvem er Sorted for?

Alle som gir kundene eller brukerne sine support på e-post: en butikk, en skole, et programvareteam, en forening eller et enkeltpersonforetak. Det fungerer like godt for én person som svarer på noen få e-poster i uken som for et team som deler hundrevis om dagen.

Sorted er for både virksomheter og privatpersoner.

Hvordan fungerer det, steg for steg?

Må vi installere noe?

Nei. Sorted kjører i nettleseren, på datamaskin, nettbrett eller mobil. Dere beholder de eksisterende e-postadressene og videresender dem bare til Sorted – det er ingenting å installere på e-postserveren.

Hvilke språk finnes Sorted på?

Velg et i Språk-menyen øverst på siden – Sorted finnes på mange språk. Hver person i teamet kan bruke Sorted på sitt eget språk; valget huskes i nettleseren.

Kan vi gi support til kunder som skriver på andre språk?

Ja. Med Oversett automatisk leser en agent kundens e-post på sitt eget språk med ett klikk, og oversetter svaret sitt til språket i kundens siste e-post før det sendes. Det fungerer med de fleste språk, også språk med andre skriftsystemer, som japansk, gresk eller arabisk.

Oversett automatisk er en KI-funksjon: inkludert i den gratis prøveperioden og Pro-support, ikke i Basic-support.

Hvordan registrerer vi oss?

Klikk på Registrer deg på forsiden, eller på knappen Registrer deg for et abonnement på Priser-siden. Fire korte steg: - Navnet på teamet ditt. - Administratorens navn, e-postadresse og passord. - Underdomenet ditt – første del av teamets Sorted-adresse. - Abonnementet: gratis prøveperiode, Basic-support eller Pro-support.

Teamet opprettes med en gang; administratoren bekrefter e-postadressen sin og kan deretter logge inn.

Hvorfor må jeg bekrefte e-postadressen min?

Slik at ingen kan registrere seg i en annens navn. Etter registreringen får du en e-post med en lenke: følger du den, bekreftes adressen, og du kommer til dashbordet ditt.

Bekreft innen 24 timer. Ellers kanselleres registreringen, teamet slettes og underdomenet blir ledig igjen. Ingen e-post? Sjekk søppelpostmappen, eller prøv å logge inn – Sorted tilbyr å sende lenken på nytt.

Hva er underdomenet vårt?

Navnet i teamets egen Sorted-adresse: velger dere acme, blir e-poster til [email protected] sakene deres. Bruk 3 til 40 små bokstaver, sifre og bindestreker; registreringsskjemaet viser med en gang om navnet fortsatt er ledig.

Adressen er deres for godt og kan ikke endres senere, så velg noe som varer – vanligvis navnet på virksomheten eller teamet.

Kan kundene fortsette å skrive til vår egen adresse?

Ja – det er den vanlige måten. Legg til supportadressen deres, for eksempel [email protected], som en postkasse i Sorted, og videresend den til Sorted-adressen som vises ved siden av. Kundene merker ingenting: de skriver fortsatt til adressen de kjenner.

Den gratis prøveperioden har én postkasse, Basic-support opptil tre og Pro-support opptil fem. Teamets egen Sorted-adresse kommer i tillegg og fungerer uten videresending.

Hvordan setter vi opp videresending?

Legg til adressen i innstillingene i Sorted, kopier Sorted-adressen som vises, og slå på videresending til den hos e-postleverandøren din – omtrent fem minutter per adresse. Veiledningen for videresending viser hvert steg, med bilder, for Gmail, Outlook, iCloud, Yahoo, Zoho, GMX, WEB.DE, IONOS og andre leverandører.

Sendes svarene fra vår egen adresse?

Ja, når domenet deres er bekreftet. Sorted viser noen DNS-oppføringer for domenet til hver postkasse; legg dem inn der domenet deres administreres, så sendes svarene fra da av fra adressen kunden skrev til.

Frem til da sendes svarene fra postkassens Sorted-adresse, med deres egen adresse som svaradresse – så kundens svar når dere likevel.

En adresse hos en gratis e-posttjeneste som Gmail eller Outlook kan ikke verifiseres, fordi tjenesten eier domenet: svarene sendes alltid fra postkassens Sorted-adresse, med deres egen adresse som svaradresse.

Hvordan legger vi til teamet vårt?

Administratoren legger til alle på Agenter-siden: navn, e-postadresse, passord og rolle. Kollegene dine kan logge inn med en gang med opplysningene du gir dem.

Den gratis prøveperioden er for et team på opptil 3 brukere; Basic-support og Pro-support har ingen grense for antall teammedlemmer.

Hvilke roller finnes?

Hvilke e-poster blir saker?

Alle e-poster til teamets Sorted-adresse eller til en av postkassene deres som videresendes dit. Hver av dem blir en sak med hele samtalen, eldste melding først, og med status, kategori og ansvarlig ved siden av.

Hva skjer når en kunde svarer på svaret vårt?

Svaret legges til i samme sak i stedet for å starte en ny, og en løst eller lukket sak åpnes igjen, slik at teamet ditt ser den. Er saken tildelt noen, får vedkommende et varsel.

Hva med søppelpost og automatiske svar?

Søppelpost, e-poster med virus og automatiske svar som fraværsmeldinger filtreres bort før de blir saker, så teamet ditt slipper å rydde dem vekk.

Kan vi blokkere en avsender?

Ja. Slå på Blokker avsender på en av avsenderens saker. Fra da av avvises e-poster fra akkurat den adressen: ingen nye saker, ingen gjenåpnede, ingen KI og ingen svar. Det blokkerer én adresse, aldri et helt domene, og kan oppheves igjen når som helst.

Støttes vedlegg?

Ikke ennå. Sorted viser hvor mange vedlegg en e-post hadde, men lagrer ikke filene. Trenger du innholdet i et vedlegg, kan du be kunden lime inn teksten i e-posten eller beskrive det.

Hvordan vet vi at et svar kom fram?

Hvert svar viser hvor langt det kom: Sendes, Sendt, Levert, Forsinket, Levert til søppelpost eller Ikke levert. For de tre siste vises også e-postserverens begrunnelse, og den som skrev svaret, får et varsel når det ikke blir levert eller havner i søppelposten.

Kan svar formateres?

Ja: overskrifter, fet, kursiv og understreking, skrevet i en editor rett under samtalen. Kunden får en e-post med formateringen, og en ren tekstversjon for e-postprogrammer som foretrekker det.

Kan vi gjenbruke svar vi ofte gir?

Ja, med utkast: svarmaler hver person har for seg selv og setter inn i et svar med ett klikk, med formatering og alt. Et utkast kan deles med kolleger, som hver får sin egen kopi å tilpasse.

Hva gjør KI-en?

KI-funksjonene er inkludert i den gratis prøveperioden og Pro-support. Basic-support har ingen av dem.

Når svarer KI-en en kunde på egen hånd?

Bare når alt dette stemmer; ellers går saken til teamet ditt: - Svar på nye e-poster med KI er slått på for teamet ditt. - Sakens kategori tillater KI-svar. - E-posten berører ikke penger, juridiske spørsmål eller sikkerhet. - KI-en er sikker på at kunnskapsbasen deres besvarer den, og en ekstra kontroll av svaret blir godkjent.

Disse reglene er en del av koden i Sorted, ikke instruksjoner KI-en kan overse. Svarer kunden, åpnes saken igjen for teamet ditt.

Kommer KI-en noen gang til å håndtere refusjoner eller betalinger?

Aldri. Kategorier for refusjon og betaling er bare for mennesker: KI-en kan ikke svare i dem, og det kan ikke slås på. En e-post som nevner penger, juridiske spørsmål eller sikkerhet, går også til teamet ditt, uansett kategori.

Hvor får KI-en svarene sine fra?

Fra kunnskapsbasen deres: en tekst dere skriver i Sorted med retningslinjer, åpningstider og veiledninger. Står ikke svaret der, svarer ikke KI-en, men overlater saken til teamet ditt.

Hvert team starter med en eksempeltekst for en kaffebar, på teamets eget språk, som dere bytter ut med deres egen. Endringer gjelder fra neste e-post.

Kan vi slå av KI-en?

Ja. Admin eller en teamleder kan slå av KI-svar for hele teamet, eller bare tillate dem i enkelte kategorier. Med KI-svar slått av sorterer KI-en fortsatt nye e-poster, men alle går til teamet ditt for å besvares. KI-hjelperne for agenter – oppsummeringer, Forbedre og Oversett automatisk – brukes bare når en agent klikker på dem.

Hva om KI-en tar feil?

Teamet ditt har fortsatt kontrollen. En kategori KI-en er usikker på, blir stående tom, og enhver agent kan endre en kategori når som helst. Kan ikke KI-en gjøre ferdig en sak – den er usikker, en kontroll feiler, eller noe går galt – går saken til teamet ditt. Forbedre, oppsummeringer og oversettelser er alltid bare forslag: en agent leser dem før noe sendes.

Ser kunden at et svar er oversatt?

Nei. Svaret sendes på e-post som alle andre, fra adressen kunden skrev til, på kundens språk. Som med alle oversettelser bør du sjekke navn, tall og produktbegreper før du sender.

Kan teamet snakke sammen i Sorted?

Ja. Teamchatten viser hvem som er pålogget, opptatt eller borte, og lar deg sende en melding til en kollega uten å forlate saken du jobber med. Samtalene er private for de to som deltar i dem.

Hvordan vet vi når noe trenger oss?

Bjellen i toppfeltet sier fra når en sak tildeles deg, en kunde svarer i en av sakene dine, en kollega deler et utkast med deg eller et av svarene dine ikke blir levert.

Kan vi se hvordan teamet gjør det?

Ja. Dashbordet viser åpne og løste saker, gjennomsnittlig løsningstid, saker per dag, måned og kategori, og en rangering av agentene og av de mest aktive kundene deres. Agenter ser sine egne tall; admin og teamledere ser alles.

Kan vi se hvem som endret hva?

Ja. Revisjonsloggen registrerer hvem som endret hva og når – statuser, kategorier og ansvarlige på saker, sendte svar, blokkeringer, innstillinger, teamkontoer og hva KI-en gjorde – med verdien før og etter hver endring. Kundetekst og passord registreres aldri der.

Finnes det hjelp for nye teammedlemmer?

Ja. Ved første innlogging får alle en kort omvisning, og hver side viser sine egne tips første gang den åpnes. Inne i Sorted besvarer Hjelp-siden de vanlige spørsmålene og har et skjema for å nå oss.

Hva er forskjellen på abonnementene?

Alle abonnementer har den felles innboksen, kategorier, formaterte svar, utkast, teamchatten og dashbordet. De skiller seg i teamstørrelse, postkasser og KI:

Priser-siden viser de gjeldende prisene og alle funksjoner side om side.

Hva omfatter den gratis prøveperioden?

Alt, inkludert KI, i 30 dager: et team på opptil 3 brukere, én postkasse og opptil 100 KI-handlinger – nok til å se hva Sorted gjør for deres egen support-e-post. Det trengs ikke noe kort. Når prøveperioden er over, settes teamet på pause til admin velger Basic eller Pro. Dataene deres oppbevares i seks måneder; er det ikke valgt noe abonnement innen da, slettes de.

Kan vi starte en ny gratis prøveperiode?

Nei – den gratis prøveperioden gjelder én gang per e-postadresse, og en annen adresse som bare er en variant av den samme, regnes som den samme. Basic-support og Pro-support kan alltid velges, også fra en adresse som har hatt prøveperiode.

Hvilken valuta er prisene i?

Prisene i Sorted er satt i euro. Besøkende i EU og i Montenegro ser dem i euro; alle andre ser dem i amerikanske dollar, omregnet etter gjeldende valutakurs og rundet opp til nærmeste halve dollar. I kassen kan Stripe tilby å belaste deg i din egen valuta etter Stripes valutakurs.

Kan vi bytte abonnement senere?

Ja. Admin bytter mellom Basic og Pro i Innstillinger, og differansen for resten av måneden gjøres opp på neste faktura. Saker, team og innstillinger forblir som de er.

Er det en grense for KI-bruk?

Den gratis prøveperioden omfatter opptil 100 KI-handlinger, og Basic-support har ingen KI.

Pro-support har ingen fast månedlig KI-grense. Den er ment for normal bruk i teamets eget supportarbeid. Hvis bruken ligger langt over det som er typisk for et team av deres størrelse – for eksempel automatisert massebehandling, andre virksomheters postkasser eller videresalg – kontakter vi dere først og blir enige om en passende ordning. Vi stenger ikke KI-funksjonene deres uten varsel.

Hva ser et team med Basic-support uten KI-en?

Sorted utelater ganske enkelt KI-en: nye e-poster går rett til teamet som åpne, usorterte saker, og KI-knappene og -boksene vises ikke i det hele tatt. Alt annet fungerer på samme måte.

Hva skjer hvis en betaling mislykkes?

Teamet ditt jobber som vanlig i 14 dager etter fornyelsen som ikke ble betalt. Er betalingen fortsatt ikke gjort opp etter det, kan ingen i teamet logge inn før den er betalt – men ingenting slettes, og e-poster til supportadressen fortsetter å komme inn.

Hvordan sier vi opp?

Admin sier opp i Innstillinger. Teamet beholder full tilgang til slutten av den inneværende faktureringsperioden. Etter det kan ingen logge inn, og saker, team og innstillinger oppbevares i 6 måneder før de slettes permanent. Ombestemt deg før det? Skriv til oss.

Kan vi ta med oss dataene våre?

Ja. Admin kan når som helst eksportere sakene som en CSV-fil som kan åpnes i alle regneark – alle sammen eller for et datoområde, og med alle meldinger om dere vil. Gjør det før abonnementet utløper hvis dere sier opp.

Kan jeg gå fra avtalen?

Registrerer du deg som forbruker, kan du gå fra avtalen innen 14 dager uten å oppgi grunn. Punkt 13 i tjenestevilkårene forklarer hvordan og inneholder et angreskjema. Når du velger Basic eller Pro, blir du bedt om å godta at Sorted starter med en gang; går du deretter fra avtalen, betaler du bare for dagene du har brukt.

Kan privatpersoner registrere seg, eller bare virksomheter?

Begge deler. Sorted er for både virksomheter og privatpersoner, og tjenestevilkårene inneholder det vernet forbrukere har krav på.

Hva om ingen abonnementer passer for oss?

Fortell oss hva dere trenger med Kontakt oss under Tilpasset support på Priser-siden, eller med skjemaet nederst på denne siden. Vi kommer tilbake til dere med et tilbud.

Hvor lagres dataene våre?

I EU. Sorted og kundenes data blir der, og databasen har ingen offentlig adresse: bare Sorted selv kan nå den.

Er dataene våre kryptert?

Ja. Saker, meldinger og sikkerhetskopier er kryptert på disk, og det samme er hver tilkobling – fra nettleseren din til Sorted og videre til databasen. Passord lagres som hash, og gjentatte gjetteforsøk bremses.

Beholder dere de opprinnelige e-postene?

Bare i en uke. Originalen av hver innkommende e-post oppbevares kryptert med sin egen nøkkel, slik at den kan gjenopprettes hvis noe går galt mens den blir en sak, og slettes deretter etter 7 dager. Saken beholder sin egen kopi av meldingen.

Hva ser KI-en av kundenes data?

Bare det oppgaven trenger, fra den aktuelle saken. Forbedre sender bare utkastet ditt; oversettelse sender bare den ene e-posten eller det utkastet som oversettes. Avsendere merkes som kunde, agent eller KI – navn og e-postadresser sendes ikke som merkelapper. Feilrapporter inneholder aldri kundedata.

Hvem kan se sakene våre?

Teamet ditt: alle dere legger til, kan se teamets saker. Hvert teams data holdes adskilt fra alle andre teams, og teamchatten og utkastene er private for personene de tilhører.

Tas det sikkerhetskopi av dataene våre?

Hver dag, automatisk, og de kan gjenopprettes til et hvilket som helst tidspunkt i løpet av de siste sju dagene.

Hva om Sorted går ned?

En kopi av databasen som holdes synkronisert i et annet datasenter, tar over i løpet av minutter hvis det første svikter. Kan ikke Sorted nås et øyeblikk, leveres innkommende e-post på nytt i omtrent en time, så ingenting går tapt. Oppdateringer rulles ut uten nedetid: en ny versjon må bestå helsesjekkene sine før den gamle stopper.

Hvor finner vi personvernerklæringen og vilkårene?

Lenket nederst på hver side, sammen med kolofonen. Tjenestevilkårene finnes på alle språk Sorted tilbyr; den tyske versjonen er den juridisk bindende.

Hvordan betaler vi?

Via Stripe, med kort eller en annen betalingsmåte som tilbys i landet ditt. Stripe beregner merverdiavgiften for landet ditt, sender hver faktura og kvittering på e-post, og admin administrerer kortet og fakturaene fra Innstillinger i Sorted. Betalinger vises på kontoutskriften som LINK.COM* Sorted, fordi Stripe selger Sorted på våre vegne.