Le tue domande, in ordine

Cosa fa Sorted, come gestisce le email dei tuoi clienti, cosa include ogni piano e come vengono protetti i tuoi dati. Cerca, oppure scegli un argomento dal casellario.

Che cos'è Sorted?

Una casella condivisa per le email di assistenza. Ogni email che i tuoi clienti inviano al tuo indirizzo di assistenza diventa un ticket, il tuo team risponde in Sorted e la risposta parte come una normale email che finisce nella stessa conversazione nella casella del cliente.

L'IA ti aiuta lungo il percorso: smista le nuove email in categorie, può rispondere alle domande di routine usando la tua knowledge base, riassume le conversazioni lunghe, perfeziona le risposte e traduce tra la tua lingua e quella del cliente. Le domande su rimborsi e pagamenti vanno sempre a una persona.

A chi è rivolto Sorted?

A chiunque assista i propri clienti o utenti via email: un negozio, una scuola, un team di sviluppo software, un'associazione o un'attività individuale. Funziona sia per una sola persona che risponde a poche email a settimana, sia per un team che ne gestisce centinaia al giorno.

Sorted è pensato sia per le aziende sia per i privati.

Come funziona, passo dopo passo?

Dobbiamo installare qualcosa?

No. Sorted funziona nel browser, su computer, tablet o telefono. Mantieni i tuoi indirizzi email attuali e li inoltri semplicemente a Sorted: non c'è niente da installare sul tuo server di posta.

In quali lingue è disponibile Sorted?

Scegline una dal menu Lingua in alto nella pagina: Sorted è disponibile in molte lingue. Ogni persona del team può usare Sorted nella propria lingua; la scelta viene memorizzata nel suo browser.

Possiamo assistere clienti che scrivono in altre lingue?

Sì. Con la Traduzione automatica, un agente legge con un clic l'email di un cliente nella propria lingua e traduce la risposta nella lingua dell'ultima email del cliente prima di inviarla. Funziona con la maggior parte delle lingue, anche quelle scritte con altri alfabeti, come il giapponese, il greco o l'arabo.

La Traduzione automatica è una funzione di IA: fa parte della prova gratuita e del Supporto Pro, non del Supporto Basic.

Come ci registriamo?

Clicca su Registrati nella pagina iniziale, oppure sul pulsante Registrati di un piano nella pagina Prezzi. Quattro brevi passaggi: - Il nome del tuo team. - Nome, indirizzo email e password dell'admin. - Il tuo sottodominio, la prima parte dell'indirizzo Sorted del tuo team. - Il piano: la prova gratuita, il Supporto Basic o il Supporto Pro.

Il tuo team viene creato subito; l'admin conferma il proprio indirizzo email e può quindi accedere.

Perché devo confermare il mio indirizzo email?

Così nessuno può registrarsi a nome di qualcun altro. Dopo la registrazione ricevi un'email con un link: seguendolo confermi l'indirizzo e arrivi alla tua dashboard.

Conferma entro 24 ore. Altrimenti la registrazione viene annullata, il team viene eliminato e il suo sottodominio torna disponibile. Nessuna email? Controlla la cartella spam oppure prova ad accedere: Sorted ti proporrà di inviare di nuovo il link.

Che cos'è il nostro sottodominio?

Il nome nell'indirizzo Sorted del tuo team: scegli acme e le email a [email protected] diventano i tuoi ticket. Usa da 3 a 40 lettere minuscole, cifre e trattini; il modulo di registrazione ti dice subito se il nome è ancora libero.

L'indirizzo resta tuo per sempre e non può essere cambiato in seguito, quindi scegli qualcosa di duraturo, di solito il nome della tua azienda o del tuo team.

I clienti possono continuare a scrivere al nostro indirizzo?

Sì, è il modo più comune. Aggiungi il tuo indirizzo di assistenza, ad esempio [email protected], come casella di posta in Sorted, poi inoltralo all'indirizzo Sorted indicato accanto. I tuoi clienti non notano nulla: continuano a scrivere all'indirizzo che conoscono.

La prova gratuita ha una casella di posta, il Supporto Basic fino a tre e il Supporto Pro fino a cinque. L'indirizzo Sorted del tuo team si aggiunge a queste e funziona senza alcun inoltro.

Come impostiamo l'inoltro?

Aggiungi il tuo indirizzo nelle impostazioni di Sorted, copia l'indirizzo Sorted che compare e attiva l'inoltro verso di esso presso il tuo provider email: circa cinque minuti per indirizzo. La guida all'inoltro mostra ogni passaggio, con immagini, per Gmail, Outlook, iCloud, Yahoo, Zoho, GMX, WEB.DE, IONOS e altri provider.

Le risposte partono dal nostro indirizzo?

Sì, una volta verificato il tuo dominio. Sorted mostra alcuni record DNS per il dominio di ogni casella di posta; aggiungili dove gestisci il tuo dominio e da quel momento le risposte partono dall'indirizzo a cui il cliente ha scritto.

Fino ad allora, le risposte partono dall'indirizzo Sorted della casella, con il tuo indirizzo impostato come indirizzo di risposta, così la risposta del cliente arriva comunque a te.

Un indirizzo presso un provider di posta gratuito come Gmail o Outlook non può essere verificato, perché il dominio appartiene al provider: le risposte partono sempre dall'indirizzo Sorted della casella, con il tuo indirizzo impostato come indirizzo di risposta.

Come aggiungiamo il nostro team?

L'admin aggiunge tutti nella pagina Agenti: nome, indirizzo email, password e ruolo. I tuoi colleghi possono accedere subito con i dati che gli fornisci.

La prova gratuita è per un team fino a 3 utenti; il Supporto Basic e il Supporto Pro non hanno limiti di membri del team.

Quali ruoli ci sono?

Quali email diventano ticket?

Ogni email all'indirizzo Sorted del tuo team o a una delle tue caselle di posta inoltrate a esso. Ognuna è un ticket con l'intera conversazione al suo interno, dal messaggio più vecchio, e accanto lo stato, la categoria e l'assegnatario.

Cosa succede quando un cliente risponde alla nostra risposta?

La risposta si aggiunge allo stesso ticket invece di aprirne uno nuovo, e un ticket risolto o chiuso si riapre perché il tuo team lo veda. Se il ticket è assegnato a qualcuno, questa persona riceve una notifica.

E lo spam e le risposte automatiche?

Lo spam, le email con virus e le risposte automatiche come gli avvisi di assenza vengono filtrati prima di diventare ticket, così il tuo team non deve mai ripulirli.

Possiamo bloccare un mittente?

Sì. Attiva Blocca mittente su uno qualsiasi dei suoi ticket. Da quel momento, le email da quell'indirizzo esatto vengono rifiutate: niente nuovi ticket, niente riaperture, niente IA e niente risposte. Blocca un solo indirizzo, mai un intero dominio, e il blocco può essere revocato in qualsiasi momento.

Gli allegati sono supportati?

Non ancora. Sorted mostra quanti allegati aveva un'email, ma non memorizza i file. Se ti serve il contenuto di un allegato, chiedi al cliente di incollare il testo nell'email o di descriverlo.

Come sappiamo se una risposta è arrivata?

Ogni risposta mostra fin dove è arrivata: Invio in corso, Inviata, Consegnata, In ritardo, Finita nello spam o Non consegnata. Per gli ultimi tre viene mostrato anche il motivo indicato dal server di posta, e chi ha scritto la risposta riceve una notifica quando non viene consegnata o finisce nello spam.

Le risposte possono essere formattate?

Sì: titoli, grassetto, corsivo e sottolineato, scritti in un editor proprio sotto la conversazione. Il cliente riceve un'email con la formattazione e una versione in testo semplice per i programmi di posta che la preferiscono.

Possiamo riutilizzare le risposte che diamo spesso?

Sì, con le bozze: modelli di risposta che ognuno tiene per sé e inserisce in una risposta con un clic, formattazione compresa. Una bozza può essere condivisa con i colleghi, che ricevono ciascuno la propria copia da adattare.

Cosa fa l'IA?

Le funzioni di IA fanno parte della prova gratuita e del Supporto Pro. Il Supporto Basic non ne include nessuna.

Quando l'IA risponde da sola a un cliente?

Solo quando vale tutto quanto segue; altrimenti il ticket va al tuo team: - La risposta alle nuove email con l'IA è attivata per il tuo team. - La categoria del ticket consente risposte dell'IA. - L'email non tocca questioni di denaro, legali o di sicurezza. - L'IA è sicura che la tua knowledge base contenga la risposta e un secondo controllo della risposta va a buon fine.

Queste regole fanno parte del codice di Sorted, non sono istruzioni che l'IA potrebbe ignorare. Se il cliente risponde, il ticket si riapre per il tuo team.

L'IA gestirà mai rimborsi o pagamenti?

Mai. Le categorie per rimborsi e pagamenti sono riservate alle persone: l'IA non può rispondere in esse e questo non può essere attivato. Anche un'email che parla di denaro, questioni legali o di sicurezza va al tuo team, qualunque sia la sua categoria.

Da dove prende l'IA le sue risposte?

Dalla tua knowledge base: un testo che scrivi in Sorted con le tue regole, gli orari di apertura e le istruzioni. Se la risposta non c'è, l'IA non risponde e passa il ticket al tuo team.

Ogni team parte con un testo di esempio per una caffetteria, nella propria lingua, da sostituire con il proprio. Le modifiche valgono dalla email successiva.

Possiamo disattivare l'IA?

Sì. Il tuo admin o un team leader può disattivare le risposte dell'IA per tutto il team, oppure consentirle solo in alcune categorie. Con le risposte dell'IA disattivate, l'IA smista comunque le nuove email, ma ognuna va al tuo team per la risposta. Gli aiuti IA per gli agenti (riassunti, Rifinisci e Traduzione automatica) vengono usati solo quando un agente li clicca.

E se l'IA sbaglia qualcosa?

Il controllo resta al tuo team. Una categoria su cui l'IA non è sicura resta vuota e qualsiasi agente può cambiare una categoria in qualsiasi momento. Se l'IA non riesce a concludere un ticket (non è sicura, un controllo fallisce o qualcosa va storto), il ticket va al tuo team. Rifinisci, i riassunti e le traduzioni sono sempre solo suggerimenti: un agente li legge prima che venga inviato qualcosa.

Il cliente vede che una risposta è stata tradotta?

No. La risposta viene inviata via email come qualsiasi altra, dall'indirizzo a cui il cliente ha scritto, nella lingua del cliente. Come per ogni traduzione, controlla nomi, numeri e termini di prodotto prima di inviarla.

Il team può parlarsi all'interno di Sorted?

Sì. La chat del team mostra chi è online, occupato o assente e ti permette di scrivere a un collega senza lasciare il ticket su cui stai lavorando. Le conversazioni sono private tra le due persone coinvolte.

Come sappiamo quando qualcosa richiede la nostra attenzione?

La campanella nella barra in alto ti avvisa quando ti viene assegnato un ticket, un cliente risponde a uno dei tuoi ticket, un collega condivide una bozza con te o una tua risposta non viene consegnata.

Possiamo vedere come sta andando il team?

Sì. La dashboard mostra i ticket aperti e risolti, il tempo medio di risoluzione, i ticket al giorno, al mese e per categoria, e una classifica degli agenti e dei tuoi clienti più attivi. Gli agenti vedono i propri numeri; l'admin e i team leader vedono quelli di tutti.

Possiamo vedere chi ha modificato cosa?

Sì. Il registro attività registra chi ha modificato cosa e quando (stati, categorie e assegnatari dei ticket, risposte inviate, blocchi, impostazioni, account del team e cosa ha fatto l'IA) con il prima e il dopo di ogni modifica. Il testo dei clienti e le password non vengono mai registrati.

C'è un aiuto per i nuovi membri del team?

Sì. Al primo accesso tutti ricevono un breve tour e ogni pagina mostra i propri suggerimenti la prima volta che viene aperta. All'interno di Sorted, la pagina Aiuto risponde alle domande di tutti i giorni e contiene un modulo per contattarci.

In cosa differiscono i piani?

Ogni piano include la casella condivisa, le categorie, le risposte formattate, le bozze, la chat del team e la dashboard. Si differenziano per dimensione del team, caselle di posta e IA:

La pagina Prezzi elenca i prezzi attuali e tutte le funzioni a confronto.

Cosa include la prova gratuita?

Tutto, IA inclusa, per 30 giorni: un team fino a 3 utenti, una casella di posta e fino a 100 azioni IA, abbastanza per vedere cosa Sorted fa per le tue email di assistenza. Non serve una carta. Alla fine della prova, il tuo team viene sospeso finché l'admin non sceglie Basic o Pro. I tuoi dati vengono conservati per sei mesi; se entro allora non c'è un piano, vengono cancellati.

Possiamo iniziare una seconda prova gratuita?

No, la prova gratuita è una sola per indirizzo email, e un altro indirizzo che è solo una variante dello stesso conta come lo stesso. Il Supporto Basic e il Supporto Pro possono sempre essere scelti, anche da un indirizzo che ha già avuto una prova.

In quale valuta sono i prezzi?

I prezzi di Sorted sono fissati in euro. I visitatori nell'UE e in Montenegro li vedono in euro; tutti gli altri li vedono in dollari USA, convertiti al tasso di cambio attuale e arrotondati per eccesso al mezzo dollaro successivo. Al pagamento, Stripe può proporti di addebitarti l'importo nella tua valuta al suo tasso di cambio.

Possiamo cambiare piano in seguito?

Sì. Il tuo admin passa da Basic a Pro e viceversa nelle Impostazioni, e la differenza per il resto del mese viene conteggiata nella fattura successiva. I tuoi ticket, il team e le impostazioni restano invariati.

C'è un limite all'uso dell'IA?

La prova gratuita include fino a 100 azioni IA e il Supporto Basic non ha IA.

Il Supporto Pro non ha un limite IA mensile fisso. È pensato per il normale lavoro di assistenza del tuo team. Se il tuo utilizzo supera di molto quanto è tipico per un team delle tue dimensioni (ad esempio elaborazioni automatiche di massa, caselle di posta di altre aziende o rivendita) ti contatteremo prima per concordare una soluzione adeguata. Non disattiveremo le tue funzioni di IA senza preavviso.

Cosa vede un team con il Supporto Basic senza l'IA?

Sorted semplicemente non usa l'IA: le nuove email arrivano direttamente al tuo team come ticket aperti, senza categoria, e i pulsanti e i riquadri dell'IA non vengono mostrati affatto. Tutto il resto funziona allo stesso modo.

Cosa succede se un pagamento non va a buon fine?

Il tuo team continua a lavorare normalmente per 14 giorni dopo il rinnovo non pagato. Se dopo quel termine il pagamento è ancora in sospeso, nessuno del team può accedere finché non viene saldato, ma nulla viene cancellato e le email al tuo indirizzo di assistenza continuano ad arrivare.

Come disdiciamo?

L'admin disdice nelle Impostazioni. Il tuo team mantiene l'accesso completo fino alla fine del periodo di fatturazione in corso. Dopodiché nessuno può accedere, e i tuoi ticket, il team e le impostazioni vengono conservati per 6 mesi, poi cancellati definitivamente. Hai cambiato idea prima di allora? Scrivici.

Possiamo portare via i nostri dati?

Sì. L'admin può esportare i tuoi ticket in qualsiasi momento come file CSV che si apre in qualsiasi foglio di calcolo: tutti o un intervallo di date, e se vuoi con tutti i messaggi. Se stai disdicendo, fallo prima che l'abbonamento scada.

Posso recedere dal contratto?

Se ti registri come consumatore, puoi recedere entro 14 giorni senza fornire alcuna motivazione. La sezione 13 delle Condizioni di servizio spiega come fare e include un modulo tipo di recesso. Quando scegli Basic o Pro ti viene chiesto di accettare che Sorted inizi subito; se poi recedi, paghi solo i giorni utilizzati.

Possono registrarsi anche i privati o solo le aziende?

Entrambi. Sorted è pensato sia per le aziende sia per i privati, e le Condizioni di servizio includono le tutele a cui hanno diritto i consumatori.

E se nessun piano fa per noi?

Raccontaci di cosa hai bisogno con Contattaci sotto Supporto personalizzato nella pagina Prezzi, oppure con il modulo in fondo a questa pagina. Ti risponderemo con un'offerta.

Dove vengono archiviati i nostri dati?

Nell'UE. Sorted e i dati dei tuoi clienti restano lì, e il database non ha un indirizzo pubblico: solo Sorted stesso può raggiungerlo.

I nostri dati sono crittografati?

Sì. Ticket, messaggi e backup sono crittografati su disco, così come ogni connessione, dal tuo browser a Sorted e da lì al suo database. Le password vengono memorizzate come hash e i tentativi ripetuti di indovinarle vengono rallentati.

Conservate le email originali?

Solo per una settimana. L'originale di ogni email in arrivo viene conservato crittografato con una propria chiave, così può essere recuperato se qualcosa va storto mentre diventa un ticket, e poi cancellato dopo 7 giorni. Il ticket conserva la propria copia del messaggio.

Cosa vede l'IA dei dati dei nostri clienti?

Solo ciò che serve per il compito, dal ticket in questione. Rifinisci invia solo la tua bozza; la traduzione invia solo l'email o la bozza da tradurre. I mittenti sono indicati come cliente, agente o IA: nomi e indirizzi email non vengono inviati come etichette. Le segnalazioni di errore non contengono mai dati dei clienti.

Chi può vedere i nostri ticket?

Il tuo team: tutte le persone che aggiungi possono vedere i ticket del tuo team. I dati di ogni team sono separati da quelli di tutti gli altri team, e la chat del team e le bozze sono private per le persone a cui appartengono.

Viene eseguito il backup dei nostri dati?

Ogni giorno, automaticamente, e possono essere ripristinati a qualsiasi momento degli ultimi sette giorni.

E se Sorted va giù?

Una copia del database tenuta allineata in un secondo data center subentra in pochi minuti se il primo si guasta. Se Sorted non è raggiungibile per un momento, le email in arrivo vengono riconsegnate per circa un'ora, quindi nessuna va persa. Gli aggiornamenti avvengono senza interruzioni: una nuova versione deve superare i controlli di integrità prima che la vecchia si fermi.

Dove si trovano l'informativa sulla privacy e le Condizioni?

Sono collegate in fondo a ogni pagina, insieme all'Impressum. Le Condizioni di servizio sono disponibili in tutte le lingue offerte da Sorted; la versione tedesca è quella giuridicamente vincolante.

Come paghiamo?

Tramite Stripe, con carta o un altro metodo di pagamento offerto nel tuo paese. Stripe calcola l'IVA per il tuo paese, invia via email ogni fattura e ricevuta, e l'admin gestisce la carta e le fatture dalle Impostazioni in Sorted. I pagamenti compaiono nel tuo estratto conto come LINK.COM* Sorted, perché Stripe vende Sorted per nostro conto.