Kysymyksesi, järjestyksessä

Mitä Sorted tekee, miten se käsittelee asiakkaidesi sähköpostit, mitä kukin paketti sisältää ja miten tietosi pidetään turvassa. Hae tai valitse aihe lajittelulaatikosta.

Mikä Sorted on?

Jaettu saapuneet-kansio asiakastuen sähköposteille. Jokaisesta sähköpostista, jonka asiakkaasi lähettävät tukiosoitteeseesi, tulee tiketti. Tiimisi vastaa siihen Sortedissa, ja vastaus lähtee tavallisena sähköpostina, joka päätyy samaan keskusteluun asiakkaan postilaatikossa.

AI auttaa matkan varrella: se luokittelee uudet sähköpostit, voi vastata rutiinikysymyksiin omasta tietämyskannastasi, tiivistää pitkät keskustelut, hioo vastauksia ja kääntää sinun ja asiakkaasi kielten välillä. Hyvitys- ja maksukysymykset menevät aina ihmiselle.

Kenelle Sorted on tarkoitettu?

Kaikille, jotka tukevat asiakkaitaan tai käyttäjiään sähköpostitse: verkkokaupalle, koululle, ohjelmistotiimille, yhdistykselle tai yhden hengen yritykselle. Se sopii yhtä hyvin yksittäiselle henkilölle, joka vastaa muutamaan sähköpostiin viikossa, kuin tiimille, joka jakaa satoja päivässä.

Sorted on tarkoitettu sekä yrityksille että yksityishenkilöille.

Miten se toimii vaihe vaiheelta?

Pitääkö meidän asentaa jotain?

Ei. Sorted toimii selaimessa tietokoneella, tabletilla tai puhelimella. Säilytät nykyiset sähköpostiosoitteesi ja vain ohjaat ne edelleen Sortediin – sähköpostipalvelimellesi ei tarvitse asentaa mitään.

Millä kielillä Sorted on saatavilla?

Valitse kieli sivun yläreunan Kieli-valikosta – Sorted on saatavilla monella kielellä. Jokainen tiimisi jäsen voi käyttää Sortedia omalla kielellään; valinta muistetaan hänen selaimessaan.

Voimmeko palvella asiakkaita, jotka kirjoittavat muilla kielillä?

Kyllä. Käännä automaattisesti -toiminnolla agentti lukee asiakkaan sähköpostin omalla kielellään yhdellä napsautuksella ja kääntää vastauksensa asiakkaan uusimman sähköpostin kielelle ennen lähettämistä. Se toimii useimmilla kielillä, myös muilla kirjoitusjärjestelmillä kirjoitetuilla, kuten japanilla, kreikalla tai arabialla.

Käännä automaattisesti on AI-ominaisuus: se sisältyy ilmaiseen kokeiluun ja Pro-tukeen, mutta ei Basic-tukeen.

Miten rekisteröidymme?

Napsauta etusivulla Rekisteröidy tai paketin Rekisteröidy-painiketta Hinnat-sivulla. Neljä lyhyttä vaihetta: - Tiimisi nimi. - Ylläpitäjän nimi, sähköpostiosoite ja salasana. - Aliverkkotunnuksesi – tiimisi Sorted-osoitteen ensimmäinen osa. - Paketti: ilmainen kokeilu, Basic-tuki tai Pro-tuki.

Tiimisi luodaan heti; ylläpitäjä vahvistaa sähköpostiosoitteensa ja voi sitten kirjautua sisään.

Miksi minun täytyy vahvistaa sähköpostiosoitteeni?

Jotta kukaan ei voi rekisteröityä jonkun toisen nimissä. Rekisteröitymisen jälkeen saat sähköpostin, jossa on linkki: sen avaaminen vahvistaa osoitteen ja vie sinut koontinäytöllesi.

Vahvista 24 tunnin kuluessa. Muuten rekisteröityminen perutaan, tiimi poistetaan ja sen aliverkkotunnus vapautuu uudelleen. Eikö sähköpostia tullut? Tarkista roskapostikansio tai yritä kirjautua – Sorted tarjoutuu lähettämään linkin uudelleen.

Mikä on aliverkkotunnuksemme?

Nimi tiimisi omassa Sorted-osoitteessa: valitse acme, niin osoitteeseen [email protected] tulevista sähköposteista tulee tikettejäsi. Käytä 3–40 pientä kirjainta, numeroa ja yhdysmerkkiä; rekisteröitymislomake kertoo heti, onko nimi vielä vapaana.

Osoite on pysyvästi sinun, eikä sitä voi myöhemmin muuttaa, joten valitse jotain pysyvää – yleensä yrityksesi tai tiimisi nimi.

Voivatko asiakkaat edelleen kirjoittaa omaan osoitteeseemme?

Kyllä – se on tavallinen tapa. Lisää tukiosoitteesi, esimerkiksi [email protected], postilaatikoksi Sortediin ja ohjaa se edelleen sen vieressä näkyvään Sorted-osoitteeseen. Asiakkaasi eivät huomaa mitään: he kirjoittavat edelleen tuttuun osoitteeseen.

Ilmaisessa kokeilussa on yksi postilaatikko, Basic-tuessa enintään kolme ja Pro-tuessa enintään viisi. Tiimisi oma Sorted-osoite tulee näiden lisäksi ja toimii ilman edelleenlähetystä.

Miten määritämme edelleenlähetyksen?

Lisää osoitteesi Sortedin asetuksissa, kopioi sen näyttämä Sorted-osoite ja ota edelleenlähetys siihen käyttöön sähköpostipalvelussasi – noin viisi minuuttia osoitetta kohden. Edelleenlähetysopas näyttää jokaisen vaiheen kuvien kanssa palveluille Gmail, Outlook, iCloud, Yahoo, Zoho, GMX, WEB.DE, IONOS ja muille palveluntarjoajille.

Lähtevätkö vastaukset omasta osoitteestamme?

Kyllä, kun verkkotunnuksesi on vahvistettu. Sorted näyttää muutaman DNS-tietueen kunkin postilaatikon verkkotunnukselle; lisää ne siellä, missä verkkotunnustasi hallinnoidaan, ja siitä lähtien vastaukset lähtevät osoitteesta, johon asiakas kirjoitti.

Siihen asti vastaukset tulevat postilaatikon Sorted-osoitteesta, ja vastausosoitteeksi on asetettu oma osoitteesi – joten asiakkaan vastaus tavoittaa sinut silti.

Ilmaisen sähköpostipalvelun, kuten Gmailin tai Outlookin, osoitetta ei voi vahvistaa, koska verkkotunnus kuuluu palveluntarjoajalle: vastaukset tulevat aina postilaatikon Sorted-osoitteesta, ja vastausosoitteeksi on asetettu oma osoitteesi.

Miten lisäämme tiimimme?

Ylläpitäjä lisää kaikki Agentit-sivulla: nimi, sähköpostiosoite, salasana ja rooli. Kollegasi voivat kirjautua heti antamillasi tiedoilla.

Ilmainen kokeilu on enintään 3 käyttäjän tiimille; Basic- ja Pro-tuessa tiimin jäsenten määrää ei ole rajoitettu.

Mitä rooleja on olemassa?

Mistä sähköposteista tulee tikettejä?

Jokaisesta sähköpostista, joka tulee tiimisi Sorted-osoitteeseen tai johonkin siihen edelleenohjatuista postilaatikoistasi. Jokainen on tiketti, jossa on koko keskustelu vanhimmasta viestistä alkaen sekä sen tila, luokka ja vastuuhenkilö.

Mitä tapahtuu, kun asiakas vastaa vastaukseemme?

Vastaus liitetään samaan tikettiin uuden aloittamisen sijaan, ja ratkaistu tai suljettu tiketti avautuu uudelleen, jotta tiimisi näkee sen. Jos tiketillä on vastuuhenkilö, hän saa ilmoituksen.

Entä roskaposti ja automaattiset vastaukset?

Roskaposti, viruksia sisältävät sähköpostit ja automaattiset vastaukset, kuten poissaoloilmoitukset, suodatetaan pois ennen kuin niistä tulee tikettejä, joten tiimisi ei koskaan joudu siivoamaan niitä.

Voimmeko estää lähettäjän?

Kyllä. Ota Estä lähettäjä käyttöön missä tahansa hänen tiketeistään. Siitä lähtien sähköpostit juuri tästä osoitteesta hylätään: ei uusia tikettejä, ei uudelleen avattuja, ei AI:ta eikä vastauksia. Esto koskee yhtä osoitetta, ei koskaan koko verkkotunnusta, ja sen voi poistaa milloin tahansa.

Tuetaanko liitteitä?

Ei vielä. Sorted näyttää, kuinka monta liitettä sähköpostissa oli, mutta ei tallenna tiedostoja. Jos tarvitset liitteen sisällön, pyydä asiakasta liittämään teksti sähköpostiinsa tai kuvailemaan se.

Mistä tiedämme, että vastaus meni perille?

Jokainen vastaus näyttää, kuinka pitkälle se eteni: Lähetetään, Lähetetty, Toimitettu, Viivästynyt, Toimitettu roskapostiin tai Ei toimitettu. Kolmessa viimeisessä näytetään myös sähköpostipalvelimen ilmoittama syy, ja vastauksen kirjoittaja saa ilmoituksen, kun vastausta ei toimiteta tai se päätyy roskapostiin.

Voiko vastauksia muotoilla?

Kyllä: otsikot, lihavointi, kursivointi ja alleviivaus, kirjoitettuna editorissa suoraan keskustelun alla. Asiakas saa muotoillun sähköpostin sekä pelkkänä tekstinä olevan version sähköpostiohjelmille, jotka suosivat sitä.

Voimmeko käyttää usein antamiamme vastauksia uudelleen?

Kyllä, luonnosten avulla: vastauspohjia, jotka kukin pitää itsellään ja lisää vastaukseen yhdellä napsautuksella muotoiluineen. Luonnoksen voi jakaa kollegoille, jotka saavat kukin oman kopionsa muokattavaksi.

Mitä AI tekee?

AI-ominaisuudet sisältyvät ilmaiseen kokeiluun ja Pro-tukeen. Basic-tuessa niitä ei ole.

Milloin AI vastaa asiakkaalle itse?

Vain kun kaikki seuraavat ehdot täyttyvät; muuten tiketti menee tiimillesi: - Uusiin sähköposteihin vastaaminen AI:lla on käytössä tiimissäsi. - Tiketin luokka sallii AI-vastaukset. - Sähköposti ei koske rahaa, oikeudellisia asioita tai tietoturvaa. - AI on varma, että tietämyskantasi vastaa kysymykseen, ja sen vastauksen toinen tarkistus menee läpi.

Nämä säännöt ovat osa Sortedin koodia, eivät ohjeita, jotka AI voisi sivuuttaa. Jos asiakas vastaa, tiketti avautuu uudelleen tiimillesi.

Käsitteleekö AI koskaan hyvityksiä tai maksuja?

Ei koskaan. Hyvitys- ja maksuluokat ovat vain ihmisille: AI ei voi vastata niissä, eikä sitä voi ottaa käyttöön. Sähköposti, jossa mainitaan rahaa, oikeudellisia asioita tai tietoturvaa, menee myös tiimillesi luokasta riippumatta.

Mistä AI saa vastauksensa?

Tietämyskannastasi: tekstistä, jonka kirjoitat Sortediin ja jossa ovat käytäntösi, aukioloaikasi ja ohjeesi. Jos vastaus ei löydy siitä, AI ei vastaa vaan siirtää tiketin tiimillesi.

Jokainen tiimi saa aluksi omalla kielellään esimerkkitekstin kahvilalle, jonka se korvaa omallaan. Muutokset koskevat seuraavaa sähköpostia.

Voimmeko poistaa AI:n käytöstä?

Kyllä. Ylläpitäjäsi tai tiiminvetäjä voi poistaa AI-vastaukset käytöstä koko tiimiltä tai sallia ne vain joissakin luokissa. Kun AI-vastaukset ovat pois päältä, AI luokittelee edelleen uudet sähköpostit, mutta jokainen menee tiimillesi vastattavaksi. Agenttien AI-apureita – tiivistelmiä, Viimeistele- ja Käännä automaattisesti -toimintoja – käytetään vain, kun agentti napsauttaa niitä.

Entä jos AI tekee virheen?

Tiimisi pysyy ohjaimissa. Luokka, josta AI ei ole varma, jätetään tyhjäksi, ja kuka tahansa agentti voi muuttaa luokkaa milloin tahansa. Jos AI ei pysty viemään tikettiä loppuun – se ei ole varma, tarkistus epäonnistuu tai jokin menee vikaan – tiketti menee tiimillesi. Viimeistele, tiivistelmät ja käännökset ovat aina vain ehdotuksia: agentti lukee ne ennen kuin mitään lähetetään.

Näkeekö asiakas, että vastaus on käännetty?

Ei. Vastaus lähetetään sähköpostitse kuten mikä tahansa muu, osoitteesta, johon asiakas kirjoitti, asiakkaan kielellä. Kuten minkä tahansa käännöksen kohdalla, tarkista nimet, numerot ja tuotetermit ennen lähettämistä.

Voiko tiimi keskustella keskenään Sortedissa?

Kyllä. Tiimichat näyttää, kuka on paikalla, varattu tai poissa, ja voit lähettää kollegalle viestin poistumatta käsittelemästäsi tiketistä. Keskustelut näkyvät vain niille kahdelle, jotka niissä ovat.

Mistä tiedämme, kun jokin vaatii huomiotamme?

Yläpalkin kello kertoo, kun sinulle osoitetaan tiketti, asiakas vastaa johonkin tiketeistäsi, kollega jakaa kanssasi luonnoksen tai vastaustasi ei toimiteta.

Näemmekö, miten tiimillä menee?

Kyllä. Koontinäyttö näyttää avoimet ja ratkaistut tiketit, keskimääräisen ratkaisuajan, tiketit päivittäin, kuukausittain ja luokittain sekä agenttien ja aktiivisimpien asiakkaidesi rankingin. Agentit näkevät omat lukunsa; ylläpitäjä ja tiiminvetäjät näkevät kaikkien luvut.

Näemmekö, kuka muutti mitä?

Kyllä. Tapahtumaloki kirjaa, kuka muutti mitä ja milloin – tikettien tilat, luokat ja vastuuhenkilöt, lähetetyt vastaukset, estot, asetukset, tiimin käyttäjätilit ja AI:n toimet – sekä kunkin muutoksen tilan ennen ja jälkeen. Asiakkaiden tekstejä ja salasanoja ei koskaan kirjata siihen.

Saavatko uudet tiimin jäsenet apua?

Kyllä. Ensimmäisellä kirjautumiskerralla jokainen saa lyhyen esittelykierroksen, ja jokainen sivu näyttää omat vinkkinsä, kun se avataan ensimmäisen kerran. Sortedissa Ohje-sivu vastaa arkisiin kysymyksiin, ja siinä on lomake, jolla tavoitat meidät.

Miten paketit eroavat toisistaan?

Jokaisessa paketissa on jaettu saapuneet-kansio, luokat, muotoillut vastaukset, luonnokset, tiimichat ja koontinäyttö. Ne eroavat tiimin koon, postilaatikoiden ja AI:n osalta:

Hinnat-sivulla näet ajantasaiset hinnat ja kaikki ominaisuudet rinnakkain.

Mitä ilmainen kokeilu sisältää?

Kaiken, AI mukaan lukien, 30 päivän ajan: enintään 3 käyttäjän tiimi, yksi postilaatikko ja enintään 100 AI-toimintoa – tarpeeksi nähdäksesi, mitä Sorted tekee oman asiakastukesi sähköposteille. Korttia ei tarvita. Kun kokeilu päättyy, tiimisi toiminta keskeytyy, kunnes ylläpitäjä valitsee Basicin tai Pron. Tietojasi säilytetään kuusi kuukautta; jos pakettia ei ole valittu siihen mennessä, ne poistetaan.

Voimmeko aloittaa toisen ilmaisen kokeilun?

Ei – ilmainen kokeilu on kerran sähköpostiosoitetta kohden, ja toinen osoite, joka on vain saman osoitteen muunnelma, lasketaan samaksi. Basic- ja Pro-tuen voi aina valita, myös osoitteesta, jolla on jo ollut kokeilu.

Missä valuutassa hinnat ovat?

Sortedin hinnat on määritetty euroina. EU:ssa ja Montenegrossa olevat kävijät näkevät ne euroina; kaikki muut näkevät ne Yhdysvaltain dollareina nykyisellä vaihtokurssilla muunnettuina ja pyöristettyinä ylöspäin seuraavaan puoleen dollariin. Kassalla Stripe voi tarjoutua veloittamaan sinua omassa valuutassasi omalla vaihtokurssillaan.

Voimmeko vaihtaa pakettia myöhemmin?

Kyllä. Ylläpitäjäsi vaihtaa Basicin ja Pron välillä Asetuksissa, ja kuukauden loppuosan erotus tasataan seuraavassa laskussa. Tikettisi, tiimisi ja asetuksesi pysyvät ennallaan.

Onko AI:n käytölle rajaa?

Ilmainen kokeilu sisältää enintään 100 AI-toimintoa, ja Basic-tuessa ei ole AI:ta.

Pro-tuessa ei ole kiinteää kuukausittaista AI-rajaa. Se on tarkoitettu tiimisi oman asiakastuen tavanomaiseen käyttöön. Jos käyttösi on selvästi suurempaa kuin kokoisellesi tiimille on tyypillistä – esimerkiksi automaattinen massakäsittely, muiden yritysten postilaatikot tai jälleenmyynti – otamme ensin yhteyttä ja sovimme sopivasta järjestelystä. Emme katkaise AI-ominaisuuksiasi ilman ennakkoilmoitusta.

Mitä Basic-tukea käyttävä tiimi näkee ilman AI:ta?

Sorted yksinkertaisesti jättää AI:n pois: uudet sähköpostit menevät suoraan tiimillesi avoimina, luokittelemattomina tiketteinä, eikä AI-painikkeita ja -ruutuja näytetä lainkaan. Kaikki muu toimii samalla tavalla.

Mitä tapahtuu, jos maksu epäonnistuu?

Tiimisi jatkaa työskentelyä normaalisti 14 päivää maksamattoman uusimisen jälkeen. Jos maksu on sen jälkeenkin maksamatta, kukaan tiimistä ei voi kirjautua ennen kuin se on maksettu – mutta mitään ei poisteta, ja tukiosoitteeseesi tulevat sähköpostit saapuvat edelleen.

Miten peruutamme?

Ylläpitäjä peruuttaa Asetuksissa. Tiimilläsi on täysi pääsy kuluvan laskutuskauden loppuun. Sen jälkeen kukaan ei voi kirjautua, ja tikettisi, tiimisi ja asetuksesi säilytetään 6 kuukautta, minkä jälkeen ne poistetaan pysyvästi. Muutitko mielesi sitä ennen? Kirjoita meille.

Voimmeko ottaa tietomme mukaan?

Kyllä. Ylläpitäjä voi milloin tahansa viedä tikettisi CSV-tiedostona, joka aukeaa missä tahansa taulukkolaskentaohjelmassa – kaikki tai tietyltä aikaväliltä, ja halutessasi jokaisen viestin kanssa. Jos olet peruuttamassa, tee se ennen kuin tilauksesi päättyy.

Voinko peruuttaa sopimuksen?

Jos rekisteröidyt kuluttajana, voit peruuttaa sopimuksen 14 päivän kuluessa ilmoittamatta syytä. Käyttöehtojen kohta 13 kertoo, miten, ja sisältää peruuttamislomakkeen mallin. Kun valitset Basicin tai Pron, sinua pyydetään hyväksymään, että Sorted alkaa heti; jos sitten peruutat, maksat vain käyttämistäsi päivistä.

Voivatko yksityishenkilöt rekisteröityä vai vain yritykset?

Molemmat. Sorted on tarkoitettu sekä yrityksille että yksityishenkilöille, ja käyttöehdot sisältävät suojan, johon kuluttajilla on oikeus.

Entä jos mikään paketti ei sovi meille?

Kerro tarpeistasi Hinnat-sivun Räätälöity tuki -kohdan Ota yhteyttä -painikkeella tai tämän sivun alareunan lomakkeella. Palaamme asiaan tarjouksella.

Missä tietojamme säilytetään?

EU:ssa. Sorted ja asiakkaidesi tiedot pysyvät siellä, eikä tietokannalla ole julkista osoitetta: vain Sorted itse pääsee siihen.

Onko tietomme salattu?

Kyllä. Tiketit, viestit ja varmuuskopiot on salattu levyllä, samoin kuin jokainen yhteys – selaimestasi Sortediin ja edelleen sen tietokantaan. Salasanat tallennetaan tiivisteinä, ja toistuvaa arvailua hidastetaan.

Säilytättekö alkuperäiset sähköpostit?

Vain viikon. Jokaisen saapuvan sähköpostin alkuperäinen versio säilytetään salattuna omalla avaimellaan, jotta se voidaan palauttaa, jos jokin menee vikaan sen muuttuessa tiketiksi, ja se poistetaan 7 päivän kuluttua. Tiketti säilyttää oman kopionsa viestistä.

Mitä AI näkee asiakkaidemme tiedoista?

Vain sen, mitä kulloinenkin tehtävä vaatii, kyseisestä tiketistä. Viimeistele lähettää vain luonnoksesi; kääntäminen lähettää vain sen yhden sähköpostin tai luonnoksen, jota käännetään. Lähettäjät merkitään asiakkaaksi, agentiksi tai AI:ksi – nimiä ja sähköpostiosoitteita ei lähetetä merkintöinä. Virheraportit eivät koskaan sisällä asiakastietoja.

Kuka näkee tikettimme?

Tiimisi: jokainen lisäämäsi henkilö näkee tiimisi tiketit. Kunkin tiimin tiedot pidetään erillään kaikkien muiden tiimien tiedoista, ja tiimichat ja luonnokset näkyvät vain niille, joille ne kuuluvat.

Varmuuskopioidaanko tietomme?

Joka päivä automaattisesti, ja ne voidaan palauttaa mihin tahansa hetkeen viimeisten seitsemän päivän ajalta.

Entä jos Sorted kaatuu?

Toisessa datakeskuksessa ajan tasalla pidettävä tietokannan kopio ottaa vastuun muutamassa minuutissa, jos ensimmäinen pettää. Jos Sorted ei hetkeen ole tavoitettavissa, saapuvat sähköpostit toimitetaan uudelleen noin tunnin ajan, joten mitään ei menetetä. Päivitykset julkaistaan ilman käyttökatkoja: uuden version on läpäistävä terveystarkistuksensa ennen kuin vanha pysähtyy.

Missä tietosuojaseloste ja käyttöehdot ovat?

Linkitettyinä jokaisen sivun alareunassa julkaisijatietojen kanssa. Käyttöehdot ovat saatavilla kaikilla Sortedin tarjoamilla kielillä; saksankielinen versio on oikeudellisesti sitova.

Miten maksamme?

Stripen kautta kortilla tai muulla maassasi tarjolla olevalla maksutavalla. Stripe laskee maasi arvonlisäveron ja lähettää jokaisen laskun ja kuitin sähköpostitse, ja ylläpitäjä hallinnoi korttia ja laskuja Sortedin Asetuksista. Maksut näkyvät tiliotteellasi muodossa LINK.COM* Sorted, koska Stripe myy Sortedia puolestamme.